Tugas Kepemimpinan - Rekrutmen

- Gusti Ayu Junietta

S O A L

1. Coba saudara uraikan proses seleksi / rekrutment yang dilakukan dalam suatu perusahaan!
2. Jelaskan analisa jabatan dan analisa beban kerja!
3. Apa pentingnya analisa jabatan dan analisa beban kerja dalam rekrutment sesuai dengan butir 2 tersebut?

J A W A B A N

1. Coba saudara uraikan proses seleksi / rekrutment yang dilakukan dalam suatu perusahaan!

Langkah-langkah proses seleksi / rekrutment:

a. Menganalisis kebutuhan posisi dan jabatan

Perusahaan harus menganalisis terlebih dahulu terkait adanya kebutuhan karyawan baru yang harus direkrut. Beban kerja yang meningkat dari karyawan lama dapat menurunkan kinerja jika tidak mendapatkan segera pertolongan. Untuk memperoleh gambaran tersebut perlu dilakukan analisis jabatan dan analisis beban kerja

b. Merencanakan proses perekrutan

Di dalam perencanaan ini, dituliskan deskripsi pekerjaan, kualifikasi dan pengalaman yang diperlukan, menentukan dimana akan memasang iklan lowongan kerja, menentukan personal dari tim HRD yang akan menjadi penanggung jawab untuk memilah pelamar hingga pada akhirnya memberikan penawaran kerja.

c. Memasang iklan lowongan kerja

Pemasangan iklan lowongan kerja dapat dilakukan pada media cetak, media online, menggunakan jasa portal khusus pencari kerja secara online seperti Jobstreet, IndoJobs, Karir.com. serta juga dapat melakukan search berdasarkan filter atau memasang iklan pada LinkedIn untuk menemukan kandidat yang lebih berkualitas.

d. Memproses lamaran kerja dan melakukan wawancara

Dengan adanya iklan lowongan kerja yang efektif, maka lamaran kerja akan segera berdatangan. Pelamar yang sesuai dengan kriteria dan memenuhi syarat dapat dihubungi untuk diberitahukan jadwal wawancara yang telah ditentukan. Selanjutnya tim HRD akan melakukan wawancara terhadap pelamar yang memenuhi kriteria tadi.

e. Memilih kandidat yang sesuai dan membuat penawaran kerja

Tim HRD siap untuk memilih kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pada saat memanggil kandidat terpilih, selanjutnya adalah melakukan penawaran seperti gaji dan kontrak kerja, serta memberitahukan tanggal kandidat mulai bekerja di perusahaan.

f. Menerima karyawan baru

Akhir dari proses rekrutment adalah menyambut karyawan baru perusahaan dengan ramah. Perkenalkan karyawan baru dengan beberapa karyawan lain untuk membuat karyawan baru merasa diterima dengan baik.

2. Jelaskan analisa jabatan dan analisa beban kerja!

A. Analisa Jabatan

Analisa jabatan merupakan sebuah kegiatan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan dan juga pekerjaan dengan persyaratan tertentu. Pekerjaan tersebut dijabarkan mengenai tugas dan persyaratan yang harus dilakukan oleh seseorang.

Aspek-aspek Analisis Jabatan

1) Uraian pekerjaan (job description): Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan ini harus terstruktur, jelas dan mudah dimengerti karyawan.

2) Spesifikasi pekerjaan (job spesification): Spesifikasi jabatan merupakan suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan, yakni pendidikan keterampilan, kepribadian, dan lain-lain sesuai produk dari analisis jabatan. Dalam mengembangkan spesifikasi jabatan perlu mempertimbangkan semua elemen pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan ciri lainnya.

3) Evaluasi pekerjaan (job evaluation): Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan ranking jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar, dan begitu pula sebaliknya

Tahap-Tahap dalam Analisis Jabatan

Menurut Hannaway (2004):

1) Persiapan awal:

Persiapan awal dialkukan dengan proses identifikasi jabatan yang disusun atas dasar bagan organisasi, catatan-catatan pembayaran upah, penyelia dan lain sebagainya. Tahap selanjutnya adalah pemutusan tentang informasi yang isinya mencakup status dan identifikasi pekerjaan, fungsi, tugas, tanggung jawab, karakteristik dan kondisi pekerjaan serta standar prestasi kerja lainnya.

2) Pengumpulan Data:

Ada lima teknik cara pengumpulan data, yaitu:

a. Observant, yaitu pengamatan langsung terhadap subyek yang akan diamati (karyawan) selama melaksanakan tugas.

b. Wawancara, dengan mewancarai karyawan baik yang menempati posisi karyawan maupun atasan langsung, sehingga dapat memeriksa kebenaran tanggapan yang diterima.

c. Kuesioner, pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat di pelajari secara bersamaan dan dengan biaya murah.

d. Logs, terdiri dari catatan yang di simpan karyawan pelaksana. Logs ini hampir sama dengan kuesioner

e. Kombinasi, yaitu gabungan dari seluruh metode di atas untuk memperoleh data yang qualified dan dapat dipercaya kebenarannya.

3) Penyempurnaan Data:

Dari data yang diperoleh lalu dipisah-pisahkan untuk memperoleh data yang relevan, yang untuk selanjutnya siap digunakan dalam berbagai bentuk seperti diskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar-standar pekerjaan.

B. Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja (workload analysis) adalah proses menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Analisa beban kerja dilakukan untuk mendapatkan seberapa besar jumlah beban kerja relatif seorang karyawan, suatu pekerjaan, jabatan, divisi, cabang, hingga perusahaan itu sendiri secara menyeluruh. 

Tahap analisa beban kerja yakni:

1) Penyusunan uraian tugas pokok dan fungsi suatu posisi atau jabatan

    a. Metode daftar pertanyaan

Dilakukan dengan cara menyusun daftar pertanyaan terbuka. Daftar pertanyaan tersebut berisi uraian tugas setiap pemegang posisi/jabatan.

    b. Metode Wawancara

Dilakukan dengan cara mewawancarai setiap pegawai dan pemegang posisi/jabatan tentang tugas pokok dan fungsi tertentu mereka.

    c. Metode Pengamatan Langsung

Metode satu ini berupa observasi atau pengamatan secara langsung pada seorang pemegang posisi atau jabatan. Jenis pekerjaan apa yang dipegang serta bagaimana pekerjaannya.

2) Perhitungan beban kerja
Setelah mengetahui uraian tugas pokok dan fungsi dari suatu posisi atau jabatan, kita perlu menghitung beban kerja per waktu dan volume (porsi) kerja. Ada cara mudah untuk menghitung isi kerja, yakni dengan formula:

Beban kerja - waktu = isi kerja.

3) Pendekatan analisis beban kerja

Kemudian setelah mengetahui hasil perhitungan isi kerja serta uraian tugas pokok dan fungsi suatu posisi, kita hanya perlu menganalisis beban kerja posisi tersebut. Proses analisis dapat dilakukan dengan cara memilih beberapa pendekatan yaitu:

   a. Pendekatan organisasi

Pendekatan ini akan menghasilkan pemahaman tugas dan fungsi tiap satuan kerja dan posisi, serta bagaimana sistem koordinasi yang dibutuhkan antar satuan kerja. Dalam kata lain, beban kerja individual serta kinerja kelompoknya dalam perusahaan.

   b. Pendekatan analisis jabatan

Pendekatan analisis jabatan akan menghasilkan pemahaman jumlah, penempatan, dan penerimaan pegawai pada waktu yang sudah ditentukan.

    c. Pendekatan administratif

Dengan pendekatan administratif, kita dapat memperoleh berbagai kebijakan organisasi dan hal-hal yang yang ada sangkut pautnya dengan administrasi pegawai dalam perusahaan.

3. Apa pentingnya analisa jabatan dan analisa beban kerja dalam rekrutment sesuai dengan butir 2 tersebut?

a. Pentingnya Analisa Jabatan

Alasan kenapa pentingnya analisis jabatan adalah:

1. Untuk mengetahui apakah pegawai tersebut cocok atau pantas menempati jabatan yang diberikan, mulai dari pendidikannya, keahliannya, pengalamannya.

2. Menjamin akan arus kerja agar kegiatan perusahaan menjadi efektif dan efisien.

3. Mampu mengatasi tumpang tindih dan juga konflik

4. Penentu kualitas sumber daya manusia karena sumber daya manusia menjadi penentu bagaimana perusahaan bergerak.

5. Menjadi sarana tumbuh kembangnya perusahaan yang ada

b. Pentingnya Analisis Beban Kerja

Alasan kenapa pentingnya analisis beban kerja adalah:

1. Menjadi tolak ukur untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Maupun salah satu faktor untuk menambah atau mengurangi karyawan pada suatu divisi.

2. Menyempurnakan tugas seseorang, apakah perlu dilakukan pengurangan beban kerja, penambahan, atau sudah mencapai pada rentang kerja yang standar.

3. Menyempurnakan struktur organisasi, seperti perlukah memisahkan jabatan, menggabungkan, atau menciptakan suatu jabatan baru.

4. Melakukan penyempurnaan Standard Operating Procedure (SOP), yang terkait dengan tugas, aktivitas pekerjaan, jabatan, maupun penyempurnaan struktur organisasi.

5. Menjadi indikator untuk menentukan standard waktu tugas dari setiap tugas yang diberikan, serta aktivitas terkait di dalam perusahaan itu sendiri.

6. Mengukur kebutuhan setiap karyawan, termasuk dalam hal pengembangan diri. Hal ini sendiri dapat dihitung melalui lama waktu bekerja, atau kebutuhan karyawan tersebut, yang dimana dapat menjadi keuntungan bagi perusahaan.